New Work in der Bürogestaltung

Was Räume in der neuen Arbeitswelt leisten können.

Verschiedene Entwicklungen in der Arbeitswelt stellen Unternehmen vor vielfältige Herausforderungen. So rückt zum einen die Frage nach dem Sinn unserer Arbeit stärker in den Vordergrund, auch in Bezug auf den gesellschaftlichen Mehrwert unseres Tuns. Zum anderen fordern Wettbewerbsdruck und die Möglichkeit der digitalen Zusammenarbeit neue Arbeitsstrukturen. Das Zuhause wird zum Arbeitsort oder wir arbeiten an Orten, an denen wir früher Urlaub gemacht haben – hybride Zusammenarbeit ist damit zum Arbeitsalltag geworden. Gleichzeitig werden Kollaboration und agiles Arbeiten zum zentralen Erfolgsfaktor, um schnell und flexibel auf wechselnde Anforderungen reagieren zu können und Innovation zu fördern.

Eine passende Gestaltung und Ausstattung der Arbeitsräume leistet in diesem Zusammenhang einen wichtigen Beitrag für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Denn Räume haben die Kraft

• Kreativität, Innovation und agile Strukturen zu fördern
• die Unternehmenskultur spürbar zu machen
• ein Ort der Echtzeitkommunikation und spontane Begegnung zu werden
• die Identifikation mit dem Unternehmen zu stärken
• Einzigartigkeit des Unternehmens erlebbar zu machen

Damit ist die Gestaltung des Arbeitsortes nicht mehr nur ein Nice-To-Have für Designliebhaber. Es ist eines der wesentlichen Gestaltungskriterien in der Organisationsentwicklung und zentraler Einflussfaktor für den künftigen Unternehmenserfolg. Denn schaffen wir es nicht, die Kraft der Räume zu nutzen, wird die Kraft der Räume das verhindern, was wir in der neuen Arbeitswelt so dringend brauchen.

Superkraft 1: Räume fördern Kreativität, Innovation und agile Strukturen

In einer Welt, in der fast nichts mehr planbar scheint und Fragenstellungen und Entscheidungen komplexer werden, sind Kreativität, Innovation und Flexibilität gefragt. Wir müssen schnell auf Veränderungen von außen reagieren können und brauchen viele unterschiedliche Kompetenzen, um für komplexe Probleme innovative Lösungen zu finden. Agile Arbeitsmethoden und -strukturen ermöglichen genau dies und haben deshalb Hochkonjunktur. Sie können jedoch nur ihre Wirksamkeit entfalten, wenn sie in einem Raum stattfinden, der all dies zulässt. Kreativität in einem formellen Konferenzraum wird genauso wenig entstehen wie interdisziplinäre Zusammenarbeit in Einzelbüros. New Work in der Bürogestaltung bedeutet in diesem Kontext, Flexibilität in der Raumnutzung zu schaffen und durch die richtige Auswahl von Farben, Materialien, Licht, Akustik und Möbeln Lebendigkeit im Raum zu erzeugen.

Superkraft 2: Räume machen Unternehmenskultur spürbar

Flexibilität oder Verlässlichkeit? Innovation oder Tradition? Ganz egal, für welche Werte ein Unternehmen steht: sie werden erst zum Leben erweckt, wenn sie Ausdruck in unseren Handlungen und Entscheidungen finden. Dies wiederum können wir nur erleben, wenn es einen Ort gibt, an dem Mitarbeitende miteinander in Interaktion gehen und so das „Wie“ erlebbar gemacht wird. Räume können das, was Plakate mit leeren Worthülsen nicht schaffen: sie lassen uns spüren, wofür wir stehen und einstehen und motivieren uns, entsprechend unseren Werten zu handeln. Ist Gemeinschaft beispielsweise ein wichtiger Wert, brauchen wir Orte, an denen wir als Team agieren können. Dies kann eine Teamküche sein, in der gemeinsam gekocht wird oder auch eine Loungearea, in der noch nach Feierabend zusammengesessen werden kann. Ist hingegen Individualität ein wichtiger Unternehmenswert, kann dies durch unkonventionelle Elemente in der Raumgestaltung oder auch unterschiedliche Designkonzepte pro Raum gezeigt werden. Räume können so kommunikative Botschaften in ein echtes Gefühl verwandeln.

Superkraft 3: Räume sind ein Ort der Echtzeitkommunikation und spontanen Begegnung

Spätestens seit der Corona-Pandemie haben wir gelernt, dass viele Tätigkeiten von fast jedem Ort aus ausgeübt werden können. Digitale Tools ermöglichen uns, mit unseren Kollegen zu kommunizieren oder Meetings in virtuellen Räumen durchzuführen. Brauchen wir da eigentlich noch Büros? Die klare Antwort: Ja! Und zwar aus zwei Gründen: erstens erfolgt digitale Kommunikation immer zeitversetzt. Ich schreibe eine Nachricht, die Antwort kommt vielleicht erst später. Wir können so zwar Informationen austauschen, echte Kommunikation entsteht jedoch nicht. Denn: in einem persönlichen Gespräch erleben wir Mimik und Emotion, d.h. wir kommunizieren nicht nur auf der Sach-, sondern auch auf der Beziehungsebene. Zweitens fehlt uns in der digitalen Kommunikation das spontane, ungeplante Gespräch. Schnell mal zusammensetzen und ein paar Sachen durchsprechen? Auf dem Weg ins Meeting schnell die Kolleg:in fragen wie der Urlaub war? Fehlanzeige! Denn in einem virtuellen Raum gibt es keine zufälligen Treffen. Räume haben deshalb eine Superkraft: sie ermöglichen eine Art der Kommunikation, die wir digital nicht abbilden können – sei es eine spontane Rückfrage, ein Schulterklopfen oder eine gemeinsame Mittagspause. Intelligente Flächenkonzepte können diese Art von Begegnungen und Gesprächen zulassen und fördern. Damit kann eine passende Raumgestaltung auch ein Verstärker sein, dass Mitarbeitende einen Sinn darin sehen, den aufwendigen Weg ins Büro auf sich zu nehmen.

Superkraft 4: Räume stärken die Identifikation mit dem Unternehmen

Ob wir uns einer Organisation zugehörig fühlen, hat einen großen Einfluss auf unsere Wechselbereitschaft. Insbesondere in stürmischen und unsicheren Zeiten zeigen wir uns loyaler und kompromissbereiter, wenn wir uns mit dem Unternehmen identifizieren können. Die Identifikation ist dabei umso höher, je stärker unsere Werte mit denen des Unternehmens übereinstimmen. Darüber hinaus spielt das allgemeine Wohlbefinden eine große Rolle. Es gibt vielfältige Möglichkeiten, Identifikation und Wohlbefinden in einem Unternehmen zu erzeugen – sei es durch ein Teamevent, innovative Personalentwicklungsprogramme oder auch Benefit-Programme. Allen gemein ist eins: sie kosten sehr viel Geld und sind individuelle Momentaufnahmen. Räume hingegen haben hier eine ganz andere Kraft: sie vermitteln beständig und kollektiv die Werte des Unternehmens und sorgen zum Beispiel über eine passende Akustik, Licht und Farbgestaltung für eine Wohlfühlatmosphäre in der Gemeinschaft. Der Arbeitsort ist außerdem ein Ort der Zusammenkunft, in dem wir gemeinsame Erlebnisse schaffen und so das Wir-Gefühl stärken – sei es bei einem erfolgreichen Workshop oder auch einem gemeinsamen Koch-Abend in der Teamküche. Räume zeigen uns, wohin wir gehören – einzige Voraussetzung: sie sind so gestaltet, dass wir dort sein möchten.

Superkraft 5: Räumen machen Einzigartigkeit des Unternehmens erlebbar

Jedes Unternehmen hat eine Seele. Etwas, dass sich aus der Geschichte eines Unternehmens oder dem Produkt heraus zu einer einzigartigen Eigenschaft entwickelt hat. Auch wenn wir diese meist nicht genau benennen können: Wir fühlen sie, wenn wir den Namen hören, das Produkt verwenden oder mit den Menschen sprechen, die dort arbeiten. Es erzeugt Zuneigung oder Ablehnung und suchen wir dieses Gefühl woanders, werden wir es nicht finden. In der Markenführung spricht man von der DNA oder im Marketing auch von der Unique Selling Proposition (USP). Möchten wir heute Mitarbeitende gewinnen, die sich im hohen Maße mit dem Unternehmen identifizieren und für den Unternehmenszweck einbringen, spielt diese Einzigartigkeit eine entscheidende Rolle. Im Gegensatz zu jeder Employer Branding Kampagne verfügen Räume in diesem Kontext über eine einzigartige Superkraft: sie lassen uns die Einzigartigkeit des Unternehmens spüren und erleben, denn wir können sie mit allen Sinnen erfassen. Ich fühle das, für das Unternehmen antritt, den Purpose, das Warum, den Sinn hinter all der Anstrengung. Ich kann eintauchen in das Gefühl und laufe nicht nur an einem Plakat vorbei, das mit blumigen Worten versucht, ein Gefühl zu beschreiben. Entspricht der Raum hingegen nicht den sonst kommunizierten Botschaften, erzeugt dies Unsicherheit, Vertrauensverlust und Rückzug. Jede Employer Branding Kampagne hat also nur so viel Kraft wie sie beim Bewerbungsgespräch oder 1. Arbeitstag beim Betreten der Räume Stand halten kann. Im „War of talents“ wird eine Raumgestaltung, die nicht der DNA eines Unternehmens entspricht, damit zum unternehmerischen und finanziellen Risiko. Eine Raumgestaltung, die das Unternehmen als Marke hingegen repräsentiert und ein integrierter Bestandteil der Employee Experience ist, wird zur einzigartigen Chance, die passenden Teammitglieder zu gewinnen und zu halten.

Fazit: Räume haben die Kraft und sind der zentrale Erfolgsfaktor der Zukunft

In der Ausrichtung eines Unternehmens auf die Anforderungen der neuen Arbeitswelt kommt der Gestaltung des Arbeitsortes eine ganz besondere Rolle zu. Die Arbeitsorte sind wesentlicher Bestandteil der Employee Experience, machen Werte erlebbar und sind Möglichmacher für Kreativität, Innovation und Agilität. Individuelle Bürokonzepte, die die Besonderheiten einer Organisation berücksichtigen und sich an den Bedürfnissen der Teammitglieder orientieren, sind Voraussetzung, damit Räume diese Kraft entfalten können. Dafür braucht es eine klare Vision, wohin sich ein Unternehmen entwickeln möchte, wie eine passende Arbeitsorganisation dafür aussehen muss und welche Rolle das Büro in diesem Kontext spielen soll. Mit diesem Wissen können Raumkonzepte geschaffen werden, die nicht nur gestalterisch ansprechend sind, sondern auch zur Marke, Unternehmenskultur und Arbeitsorganisation passen. Wenn dies gelingt, werden Räume zu einem der entscheidenden Faktoren für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen.

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