1. Bürobedarf
  2. 5 TIPPS, WORAUF SIE VOR IHRER REISE ACHTEN MÜSSEN
5 TIPPS, WORAUF SIE VOR IHRER REISE ACHTEN MÜSSEN

Es ist Sommer und der verdiente Urlaub steht vor der Tür. 

Doch wie soll man entspannt abschalten, wenn man ständig daran denken muss, ob man nicht etwas Wichtiges vergessen hat? Daher haben wir hier fünf hilfreiche Punkte zusammengestellt, mit denen Sie als Einkäufer Ihre freien Tage viel unbeschwerter und stressfreier genießen können. 

1.) Vertretung und Übergabe

Stellen Sie sicher, dass Sie früh genug wissen, wer Ihre Urlaubsvertretung ist. 

So können Sie rechtzeitig Vorkehrungen treffen – im besten Fall sowohl mit einer persönlichen als auch einer schriftlichen Übergabe. 
Wichtig ist, dass Ihre Vertretung über alle wichtigen Informationen, Termine und To-dos Bescheid weiß. Erstellen Sie eine Liste mit den wichtigsten Ansprechpartnern und deren Kontaktdaten. Eventuell benötigte Zugriffsrechte, Passwörter und Vollmachten sollten in einem Übergabeprotokoll festgehalten werden. Hilfreich ist es hier, wenn diese Auflistung übersichtlich ist.  
Erreichen kann man dieses z. B. durch einen Zugang zu unserer 360°-Beschaffungsplattform.  
Da man hier bei über 50 Millionen Artikeln alle benötigten C-Materialien und vieles darüber hinaus aus nur einer Hand bekommt, kann man sich für den Einkauf somit auf einen Kontakt und ein Passwort beschränken. 

Bonus-Tipp: Ebenso wichtig ist es übrigens auch, der Urlaubsvertretung mitzuteilen, welche Aufgaben bis zu Ihrer Rückkehr ruhig unbearbeitet liegen bleiben können. Das vermeidet unnötigen Stress auf beiden Seiten. 

2.) Information über Abwesenheit

„Ich bin dann mal weg“ – damit ist es leider nicht getan.
Am letzten Arbeitstag sollten Sie auf jeden Fall Ihre automatische Abwesenheitsnotiz bei Ihrer E-Mail einrichten. Denken Sie dabei daran, den Zeitraum Ihrer Abwesenheit und den Kontakt Ihrer Urlaubsvertretung aufzuführen. Und richten Sie für Ihr Telefon bzw. Smartphone entweder eine Weiterleitung für eingehende Anrufe ein oder hinterlassen Sie eine Bandansage auf Ihrer Mail- bzw. Sprachbox. 

Haben Sie intern und gegebenenfalls auch extern mitgeteilt, wer Sie in Ihrem Urlaub vertritt? Setzen Sie Kollegen, wichtige Kunden und Dienstleister früh genug über Ihre anstehende Abwesenheit in Kenntnis. 

Bonus-Tipp: Geben Sie wenn möglich einen Tag mehr für Ihre Abwesenheit an.  
So haben Sie bei Ihrer Rückkehr einen Tag, an dem Sie in Ruhe und ungestört alle aufgelaufenen Aufgaben abarbeiten können. Das gibt Ihnen ein wenig Luft. 

3.) Sind Sie im Notfall erreichbar?

Hier geben wir Ihnen den Bonus-Tipp schonmal vorab: Im besten Fall sind Sie für nichts und niemanden im Urlaub erreichbar. Lassen Sie Ihr Smartphone zuhause und schauen Sie nicht in Ihre E-Mails. Nur so können Sie die freien Tage vollkommen entspannt genießen. 

Falls Sie allerdings doch erreichbar sein müssen, teilen Sie Ihrer Vertretung mit, wie man Sie kontaktieren kann: E-Mail, Messenger oder Handy? Und legen Sie auf jeden Fall fest, in welchen (Not-)Fällen man Sie in Ihrem Urlaub „stören“ darf. 

4.) Ordnung ist der halbe Urlaub

Schaffen Sie vor Ihrem letzten Arbeitstag Ordnung – sowohl physisch an Ihrem Arbeitsplatz als auch digital in Ihren für andere zugänglichen E-Mails, Ordnern und Dateien. Das erleichtert Ihrer Urlaubsvertretung den Überblick und vermeidet unnötigen Unmut. 

Bonus-Tipp: Werfen Sie vor Ihrem Urlaub sicherheitshalber auch nochmal einen Blick in den Kühlschrank. Ein grüner Joghurt, der Sie bei Ihrer Rückkehr bereits winkend begrüßt, kann so vermieden werden.

5.) Wichtige Aufgaben vorab erledigen

Haben Sie alle Aufgaben und Bestellungen, die noch vor Ihrem Urlaubsantritt abgearbeitet werden können, erledigt? Gibt es eventuell noch Materialien, die Sie vorab auf Vorrat bestellen können? 

Denken Sie daran: Je weniger Aufgaben übertragen werden müssen, desto weniger Fehler können entstehen. 

Noch einmal zusammengefasst: 

• Schauen Sie, dass Ihre Urlaubsvertretung alle wichtigen Informationen hat 
• Informieren Sie alle relevanten Personen und Kontakte über Ihre Abwesenheit 
• Hinterlegen Sie wenn nötig einen Weg, wie man Sie in Notfällen kontaktieren kann 
• Schaffen Sie vor Ihrem Urlaub Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz – auch digital 
• Erledigen Sie alles, was möglich ist, bereits vorab 

Mit dieser kurzen Checkliste können Sie im Vorfeld die nötigen Vorbereitungen treffen, damit in Ihrer Abwesenheit alles glatt läuft. 

Noch entspannter wird es übrigens, wie oben schon erwähnt, wenn Sie Ihre C-Materialien über die 360°-Beschaffungsplattform beziehen.

Sie sind noch nicht bei unserer Beschaffungsplattform registriert? 
Dann aber schnell – am besten noch vor Ihrem Urlaub! 

Jetzt kontaktieren

Wir wünschen Ihnen auf jeden Fall einen entspannten und erholsamen Urlaub.

Das könnte Sie auch interessieren

Digitale Fitness für Unternehmen

Es muss etwas passieren! Haben Sie schon mal den Entschluss gefasst, an Ihrer Fitness zu arbeiten? Wahrscheinlich ging dieser Entschluss mit der Erkenntnis einher: „So kann es nicht weitergehen. Ich bin zu dick, zu dünn, zu untrainiert. Meine Kleidung passt nicht...

Druckdernahe Software - Ihr Drucker kann mehr als 4 Farben

Ihr Drucker kann mehr als vier Farben!

Multifunktionsgeräteals Werkzeuge der Digitalisierung Drucker und Kopierer – auch netzwerkfähige Multifunktionsgeräte - gehören in vielen Unternehmen zur technischen Grundausstattung. Nicht erst seit die „Digitalisierung“ Einzug gehalten hat. Haben Sie mit der...

New Work beginnt im Kopf

Hamburg, München, Köln, …. - jede Menge Veranstaltungen zum Thema New Work habe ich in den vergangenen Monaten besucht, mich mit klugen Menschen unterhalten, Berichte in Fachzeitungen gelesen, Kollegen und Kolleginnen aus anderen Unternehmen gefragt, was sie dazu...

Kyocera Nachhaltigkeits-Partner

Office 360 wurde im April als Kyocera Nachhaltigkeits-Partner ausgezeichnet. Dieser Partnerstatus wurde von Kyocera für nachhaltige Fachhändler eingeführt Kyocera Document Solutions, ein führender Anbieter im Bereich Informations- und Dokumentenmanagement, hat mit...

New Work in der Bürogestaltung

Was Räume in der neuen Arbeitswelt leisten können. Verschiedene Entwicklungen in der Arbeitswelt stellen Unternehmen vor vielfältige Herausforderungen. So rückt zum einen die Frage nach dem Sinn unserer Arbeit stärker in den Vordergrund, auch in Bezug auf den...

Führungsteam Office 360 GmbH

office360 erweitert Führungsteam

Die zurück liegenden Monate hat Office360 genutzt, um die Erkenntnisse aus den Veränderungen in der Arbeitswelt in die zukünftige Ausrichtung des Bürospezialisten zu übertragen. Marianne Sørensen und Peter Henke wurden in die Geschäftsführung berufen. Gemeinsam mit...

Hannover von der entspannten Seite erleben

Wer Hannover von seiner grünen und entspannten Seite kennen lernen möchte, sollte sich auf das Fahrrad schwingen! Für die Aktion „Stadtradeln- radeln für ein gutes Klima“ sitze ich aktuell privat vermehrt auf dem Drahtesel. Bereits das vierte Jahr in Folge bin ich...

Office 360 wird Klimaneutral!

Office 360 wird Klimaneutral!  Seit diesem Jahr, sind wir als Office 360 GmbH klimaneutral - eine Maßnahme, zu der sich - gerade im Mittelstand - noch nicht allzu viele Unternehmen entschlossen haben. Nachdem wir im Rahmen des Ökoprofit-Projekts unsere Emissionen...

5 Tipps zum effektiven Arbeiten im Homeoffice

Zur Eindämmung des Corona-Virus kommt es in immer mehr Unternehmen zum geforderten Arbeiten von zuhause. Damit die Umstellung vom gewohnten Arbeitsalltag zum Homeoffice so einfach wie möglich gelingt, geben wir Ihnen 5 Tipps zum effektiven Arbeiten im...

Ongo Spark

Ongo Spark

Hallo und herzlich willkommen in meinem Homeoffice.Mein Name ist Torsten Sell von Office 360, dem komplettesten Büroausstatter aus Hannover und ich zeige heute gern, wie ich in meinem Homeoffice arbeite. Und da wir ein sehr modernes Unternehmen sind, das ja auch...

Büroplanung

Büroplanung

Büroplanung Hannover -  Arbeitswelten erleben – in VR (Virtual Reality) Unsere Büroplanung bieten wir Ihnen mit neuester Technologie. Mit Hilfe der VR Technologie. VR – was ist das eigentlich? Als Virtual-Reality bezeichnet man eine durch Hard- und Software...

AV-Vertrag

AV-Vertrag oder gemeinsame Verantwortung?

Auftragsverarbeitung – wann braucht man einen Vertrag? Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) fordert der Gesetzgeber immer dann, wenn ein Dienstleister im Auftrag einer verantwortlichen Stelle personenbezogene Daten verarbeitet. Demnach muss zunächst von der...