Das Dokumentenmanagement-System
Sie werden sich fragen, wie Sie je ohne DMS arbeiten konnten
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software, mit der Sie alle Ihre Dokumente erfassen, speichern und durchsuchbar archivieren können. Nie mehr lange suchen, von allen Standorten darauf zugreifen können und Prozesse zur weiteren Bearbeitung definieren sind nur einige der Vorteile eines DMS.
So erleichtert ein Dokumentenmanagement-System Ihnen die Arbeit
Sie sparen Zeit
Sparen Sie sich nervige Ablage und zeitraubende Suche in Aktenschränken. Muffige Archivkeller gehören der Vergangenheit an.
Keine Angst vor Steuerprüfungen oder Datenschutzanforderungen
Archivieren Sie rechtskonform und DSGVO-konform
Nicht suchen, sondern finden
Sämtliche Dokumente werden an einer zentralen Stelle gespeichert und sind schnell und einfach zu finden (kein Verlust von Informationen mehr), voll durchsuchbar.
Von überall verfügbar
Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, von jedem Standort aus auf jedes relevante Dokument zugreifen zu können.
einfach bearbeiten
Vordefinierte Workflows senden das Dokument direkt zu dem zuständigen Mitarbeiter zur Bearbeitung. Sie können mehrere Arbeitsschritte hintereinander festlegen. So kann nichts untergehen und wird schnell und effektiv verarbeitet.
Das kann ein DMS
Kennen Sie das auch? Sie sind auf der Suche nach einem Dokument. Nachdem Sie entweder Ihr staubiges Archiv oder die endlosen Ordnerstrukturen Ihres Computers durchforstet haben, finden Sie gegebenenfalls die gewünschte Unterlage aber womöglich auch in verschiedenen Versionen. Welche ist nun die richtige?
Ein Dokumentenmanagement-System versteht sich als zentrale Informationsschnittstelle Ihres Unternehmens.
Hier werden alle wichtigen Informationen gesammelt, abgelegt und archiviert. Durch die vollständige Durchsuchbarkeit Ihrer Dokumente finden Sie die gewünschten Unterlagen in Sekundenschnelle in der entsprechenden Versionierung. Je nach Anforderung lassen sich auch diverse Workflows erstellen, welche zum Beispiel Ihre Umlaufmappen und die ständige Abzeichnung von Dokumenten revisionssicher ersetzten.
Das DMS unseres Partner Kyocera ist modular und skalierbar aufgebaut.
Dadurch erhalten Sie nur das, was Sie wirklich brauchen. Zu einem späteren Zeitpunkt lassen sich bei Bedarf weitere Anwendungen ohne größeren Aufwand in Ihr DMS integrieren. Dadurch erhalten Sie jederzeit eine auf Sie zugeschnittene Lösung. Sie können auch vor- und nachgelagerte Programme in das DMS einbinden, was Ihnen mehrfache Arbeit und doppelte Eingabe erspart.
Lassen Sie sich im Weiteren durch die verschiedenen DMS-Fachlösungen inspirieren:
Spezielle Fachlösungen
Vertragsmanagement
Automatisieren Sie Ihr gesamtes Vertragmanagement. So sparen Sie Zeit und Kosten und versäumen keine Fristen mehr.
Personalmanagement
Bündeln und organisieren Sie alle wichtigen Personaldokumente in einem System. Erstellen Sie automatisierte Workflows für Bewerbungen und das Onboarding Ihrer Mitarbeiter.
Einkaufsmanagement
Vermeiden Sie Überzahlungen und verbessern Sie Ihre Einkaufsmöglichkeiten.
Kundenmanagement
Bündeln Sie sämtliche Kundendaten, Vorgänge und Dokumente in digitalen Akten.
Immobilienmanagement
Erfassen und verwalten Sie das gesamte Exposee Ihrer Objekte digital.
Verwaltungsmanagement Kindertagespflege
Digitalisieren Sie die Verwaltungsaufgaben in Betreuungseinrichtungen wie Kindergärten und Kindertagesstätten.
Transportmanagement
Behalten Sie alle wichtigen Daten zu Transportaufträgen und Ihren Logistikprozessen im Blick.
Pflegemanagement
Rufen Sie auf Knopfdruck stets alle relevanten Patienteninformationen ab.
Welches System ist für mich das richtige?
(Checkliste Schnittstellen)
Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
(2-3 Paketbeispiele)
Kann die Umstellung im laufenden Betrieb erfolgen?
Durch die strukturierte Installationsroutine ist die Einbindung selbst im laufenden Betrieb problemlosmöglich. Dateien werden per Klick geöffnet oder per Drag & Drop in das Arbeitsfenster hineingezogen – die selbsterklärende Bedienung reduziert den Schulungsaufwand auf eine kurze Einführung.
Wie schütze ich mich vor unbefugtem Zugriff?
Externer Zugriff
Hier greifen Ihre üblichen IT-Sicherheitsmaßnahmen. Sollten Sie sich unsicher sein, ob Ihr System ausreichend geschützt ist, helfen wir Ihnen gerne Ihre IT-Sicherheit zu optimieren.
Interner Zugriff
Mit einer DMS-Lösung kann genau bestimmt werden, wer Zugriff auf welche Informationen hat. Sie können ganz einfach ändern, welche Aspekte für den Benutzer verfügbar sind. So verhindern Sie zum Beispiel, dass Unbefugte Personalangelegenheiten einsehen können.
Das sagen auch unsere Kunden
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